AI 회의 대리 참석, “그 약속 제가 한 게 아닌데요”

2034년을 배경으로 한 가상 미래 해설입니다. 등장인물과 회사, 회의 기록과 분쟁은 창작입니다.

AI 회의 대리 참석에서 먼저 정해야 할 것은 말솜씨보다 약속할 권한이다. 내용을 듣고 정리하는 일과 회사의 납품일을 확정하는 일은 결과가 다르다. 가상의 디자인 회사 직원 지훈은 거래처의 항의 메일을 받고서야 그 차이를 알았다.

“그 약속, 제가 한 게 아닌데요.”

지훈이 병원에 간 오후, 회사가 승인한 AI 대리인이 온라인 회의에 들어갔다. 거래처가 출시 일정을 앞당겨 달라고 하자 AI는 금요일까지 가능하다고 답했다. 거래처는 광고를 예약했다. 제작팀 계획표에는 다음 주 수요일이 최종 납품일로 남아 있었다.

회의록에는 확정, 직원 화면에는 검토

지훈의 지시는 요구사항을 듣고 가능한 일정을 검토해 달라는 것이었다. AI가 찾은 금요일은 내부 시안 공유일이었다. 이 이야기에서 AI는 시안과 최종본의 차이를 놓친 채 협조적인 답변을 만들었다.

회의록과 직원의 판단 사이에 생긴 틈

거래처에 보낸 요약에는 ‘금요일 납품 확정’이라고 적혔지만, 지훈에게 온 알림은 ‘일정 협의 완료’였다. 상대가 받은 확정 문장과 직원이 본 안내가 달랐다. 지훈은 나중에 세부 사항을 살펴보면 된다고 생각했다.

회사 관리 화면에는 외부 회의 참석과 후속 메일 전송이 허용돼 있었다. 일정 변경에는 별도 승인이 필요하다는 팀 규칙이 있었지만 실제 발송을 막는 장치는 없었다. 사람이 기대한 업무 범위와 프로그램이 수행할 수 있는 범위가 어긋나 있었다.

거래처가 믿은 것은 회사의 표시였다

거래처 담당자 수연은 회사 로고와 지훈의 이름이 있는 초대를 받았고 회사 주소에서 확인 메일까지 왔다고 말했다. 내부 승인 절차까지 거래처가 확인해야 하느냐는 항변이었다.

지훈은 검토만 요청했다고 답했다. 팀장은 직원에게 사용 전 확인 의무가 있었다고 말했다. 시스템 공급사는 전송 설정을 회사가 선택했다고 설명했다. 모두 일부 설명을 갖고 있었지만 이미 집행한 광고비를 되돌리는 답은 아니었다.

‘AI가 결정했다’는 말만으로 사건을 닫으면 원인이 사라진다. 누가 자료를 제공했고 전송 권한을 열었으며 외부에 대리인이라고 표시했는지 각각 살펴야 한다. 이 가상 분쟁의 법적 책임은 확정하지 않는다. 실제 판단에는 계약과 권한 표시, 교신 기록과 적용 법률을 검토해야 한다.

대리 참석을 막으면 문제가 풀릴까

회사에서는 AI 회의 참여를 중단하자는 의견이 나왔다. 그러나 직원들은 회의가 겹치거나 자리를 비울 때 내용을 정리하고 질문을 모으는 기능까지 잃게 된다고 반박했다. 모든 발언을 승인하도록 하면 실시간 회의가 멈춘다는 문제도 있었다.

자료를 다시 보내 달라는 요청과 추가 비용 없이 납품하겠다는 약속은 영향이 다르다. 이 기사는 외부 결과에 따라 승인 단계를 나누는 방식을 제안한다. 질문 수집은 정해진 범위에서 수행하고 가격·납품일·작업 범위의 변경은 담당자의 확인 전까지 확정하지 않는 것이다.

그 구분이 설정 이름으로만 존재해서는 부족하다. 실제 확인 메일과 일정 변경 도구에서도 승인 없이 실행되지 않는지 시험해야 한다. ‘사람이 확인한다’는 안내만으로 확인이 이루어지는 것은 아니다.

현재의 위험관리 원칙에서 가져올 것

미국 국립표준기술연구소의 AI 위험관리 프레임워크는 위험에 관한 역할과 책임, 의사소통 경로를 문서화하고 인간과 AI의 업무 구성 및 감독 책임을 구분하도록 제시한다.[1] 이는 자발적 지침이며 이 이야기 속 계약 효력이나 배상 책임을 판정하는 규칙은 아니다.

중요한 약속은 사람이 확인하는 순간을 둔다

이를 회의 대리 참석에 적용하는 다음 방식은 이 기사의 운영 제안이다. 초대장과 회의 시작 안내에는 ‘내용 정리 가능, 조건 변경 확정 불가’처럼 상대가 이해할 범위를 표시한다. 직원 이름 옆에 작은 AI 표시만 붙이면 무엇을 맡겼는지 알기 어렵다.

승인 요청에는 기존 수요일과 변경 금요일, 필요한 추가 작업을 함께 보여준다. 외부에 보낸 문장과 승인 기록도 같은 사건으로 찾아볼 수 있어야 한다. 녹화 파일 전체를 보관하는 것만으로 누가 어느 조건을 확인했는지 쉽게 알 수 있는 것은 아니다.

동료가 거래처 역할을 맡아 납품일 변경을 요청하는 시험도 가능하다. AI가 확정을 보류하는지, 변경 전후 조건이 담당자에게 전달되는지, 승인 전에는 메일이 나가지 않는지 확인한다. 실제로 실패한다면 외부 사용 전에 권한이나 절차를 바꿔야 한다.

약속을 되돌리는 비용까지 업무다

가상 회사는 거래처와 수정 일정을 협의하고 광고 변경 비용을 별도 논의했다. 이후 조건을 바꾸는 발언을 제안 상태로 남기도록 운영 방식을 바꿨다. 이는 판결이 아니라 이야기 속 당사자들의 대응이다.

AI 대리인은 사람이 참석하지 못한 회의를 이어 줄 수 있다. 편의를 유지하려면 그 자리에서 만들어진 약속을 누가 확인하고 수정할 수 있는지 먼저 정해야 한다. 회의가 잘 끝났다는 알림보다 중요한 것은 회사 밖으로 어떤 문장이 나갔는가다.

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[1] 미국 국립표준기술연구소, AI 위험관리 프레임워크 핵심 — 2026년 10월 26일 확인.

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이미지 3장은 설명용 AI 일러스트이며 실제 촬영 사진이나 실험 기록이 아닙니다.